Missions

Intégration du planning prévisionnel d’objectifs en intégrant toutes les matrices décisionnelles de l’opération (délais de validation et d’approbation, délais d’instruction, …).

Identification des besoins en AMO spécialisés et conseils sur le mode de contractualisation adapté (ex : OPC intégré à la MOE ou contrat séparé, …).

Aide à l’organisation des consultations le cas échéant (critères pertinents, rédaction et relecture de pièces des DCE, aide à l’analyse des candidatures et des offres, assistance aux négociations le cas échéant).

Certaines missions nécessitent de coordonner d’autres intervenants susceptibles d’apporter leur éclairage (diagnostiqueurs, juristes, urbanistes, études de marché, évaluations environnementales préalables …).

Définition des modalités de la concertation et des parties prenantes concertées en fonction des objectifs politiques et des obligations légales et réglementaires.

Choix d’un label qui valorisera l’ouvrage et ses auteurs, et conseils dans le choix des prestataires certificateurs. Prise en compte des avantages et inconvénients de chaque label : notoriété, coût global, valeur nationale ou internationale, certificateur public ou privé, protocole certifiant un processus ou un résultat final.

Pendant cette phase l’AMO doit pouvoir assister le maître d’ouvrage sur la mise en route opérationnelle du transfert (ex : nécessité de formation internet et externe, etc.).

L’AMO identifie les permis requis par le projet, aide à la constitution des dossiers (PD – permis de démolir, PC – permis de construire, DAE – dossier d’autorisation d’exploiter une ICPE – étude d’impacts, dossier loi sur l’eau, …), et coordonne les contacts en vue de l’obtention des autorisations.

Suivi des marchés et de leurs évolutions (avenants, sous traitances, etc.) avec gestion des actes administratifs associés Gestion des relations avec les tiers à l’ouvrage (concessionnaires, autorités diverses, etc.).

L’AMO compile et met à jour l’ensemble des coûts directs et indirects induits par le projet dans sa globalité : non seulement les coûts de conception et de construction, mais aussi les coûts internes de suivi par le maitre d’ouvrage, les coûts administratifs (ex : achat terrain, constitution entité juridique) , les coûts financiers (ex : intérêts intercalaires), les frais de communication, etc…

Définir d’où l’on vient pour mieux scénariser où l’on peut aller.

Dans les missions d’ingénierie, le diagnostic se rapproche d’un état des lieux. Il ne doit pas être confondu avec le «DIAG» au sens de la loi MOP dans les missions de maîtrise d’œuvre.

Le recueil des «objectifs» et l’identification des principaux usages à travers la concertation des parties prenantes permettent un pré-dimensionnement de l’opération.

Elle doit permettre de commencer à se projeter dans les scénarios qui seront à développer dans la phase suivante. Cette étape doit aussi permettre d’écarter certains scénarios si une impossibilité technique, réglementaire, sociale, environnementale les interdit et/ou les compromet fortement.

Réflexion sur les champs du possible à destination de la maîtrise d’ouvrage. Cette phase doit permettre de prendre une décision en toute connaissance de causes sur le «meilleur compromis».

Consolider chaque solution par l’économie des solutions envisagées, et leur faisabilité juridique et administrative. Cette phase doit être clairement spécifiée, car elle implique bien souvent l’intervention d’une compétence que la maîtrise d’ouvrage peut posséder en interne ou pas.

Projeter les hypothèses de coûts (et/ou ratios) d’investissement et d’exploitation dans un modèle économique de «retour sur investissements» afin d’aider à la décision en toute connaissance de cause.

Coordination des études sur la base des scénarios retenus afin de consolider les solutions et de prévoir les impacts éventuels sur les plans opérationnel, technique, économique et environnemental.

Réflexion sur les champs du possible à destination de la maîtrise d’ouvrage. Cette phase doit lui permettre de prendre une décision en toute connaissance de causes sur le «meilleur compromis».

Nota : le document d’aide à la décision remis à la maîtrise d’ouvrage à l’issue de cette phase ne peut en aucun cas être assimilé à un début de mission de maîtrise d’œuvre en phase «Esquisse» au sens de la loi MOP.

Valorisation des coûts (de réalisation, d’exploitation, de performance et de retour sur investissements), avec souvent un aspect environnemental.

Cette étape doit fixer le cadre du scénario retenu dans la phase précédente et ses objectifs à terme (sur les plans opérationnel, exploitation, économique et environnemental) afin de guider le programmiste de l’opération sur les objectifs du programme fonctionnel et technique.

Une note économique est à produire qui peut regrouper les objectifs en termes d’investissements, de performance économique globale et de coûts d’exploitation de l’opération et quand il s’agit d’un bâtiment, de coûts de maintenance.

Cette phase doit permettre à la maîtrise d’ouvrage de se projeter dans le format de montage de projet en intégrant les éléments contractuels tels que les délais (programme, études, réalisations, …) ainsi que les phases transitoires (mesures conservatoires pour assurer la continuité de service, …).

Il s’agit de partager avec les parties prenantes (utilisateurs, usagers) les objectifs de la maîtrise d’ouvrage, et d’organiser le processus de concertation dans les missions suivantes.

Il doit fixer le cadre qualitatif et donc économique de l’ouvrage.

Il s’agit dans le cadre de la mission d’études préalables d’impliquer les utilisateurs, voire les usagers, dans la définition des volets fonctionnel ou urbain de l’opération. La mission de concertation intègre les modes opératoires suivant : communication, implication, concertation, participation, qui sont à mettre en place en fonction du niveau de concertation que souhaite le maître d’ouvrage.

Définition des compétences attendues de l’équipe, des critères et des rendus de la consultations (AAPC et RC).

Rédaction et relecture des pièces du marché afin de s’assurer du respect du programme de l’opération et de sa destination.

Étude et classement au vu des critères préalablement définis et accompagnement des différents dispositifs de sélection (conformité administrative, capacité professionnelle, technique et financière).

Accompagnement de la visite et présentation du programme aux candidats afin de leur donner le contexte de l’opération et de relever les demandes éventuelles de renseignements complémentaires. Préparation des réponses aux questions des concurrents pendant la consultation.

Analyse et présentation de chaque offre au vu des critères d’analyse.

Analyse détaillée du projet lauréat, aide pour la négociation et à la mise au point du contrat de MOE.

Veiller à la cohérence constante du projet du maître d’œuvre avec les attentes du maître d’ouvrage, lors des études d’esquisse, de l’avant-projet sommaire et jusqu’à la phase de l’avant-projet définitif.